Datenschutzerklärung
Informationen zur Verarbeitung personenbezogener Daten bei der Nutzung von HoFaS Hospitality Chat – inklusive Chat-Widget und optionaler Google-Kalender-Integration.
Informationen zur Verarbeitung personenbezogener Daten bei der Nutzung von HoFaS Hospitality Chat – inklusive Chat-Widget und optionaler Google-Kalender-Integration.
Der Schutz Ihrer persönlichen Daten ist uns wichtig. Wir verarbeiten Daten ausschließlich im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben (DSGVO).
HoFaS LifeBalance UG (haftungsbeschränkt), Geschäftsführer Raik Eilert,
& Igor Ovdukin, Softwareverleih GbR (HoFaS Communications)
Lange Str. 6
95163 Weißenstadt, Deutschland
E-Mail: cr@hofascommunications.com
Betrieb und Speicherung erfolgen auf Servern und Speicherdiensten unseres Dienstleisters IONOS in Frankfurt am Main (Deutschland).
Bei Nutzung des Chat-Widgets werden Daten verarbeitet, um Konversationen technisch bereitzustellen und nachvollziehbar zu halten.
Der Chat wird von einem KI-Assistenten beantwortet. Antworten können Fehler enthalten und ersetzen keine verbindliche Auskunft. Die Nutzung ist freiwillig und setzt Ihre Einwilligung voraus, die Sie beim ersten Öffnen des Chats erteilen. Bis dahin wird im Browser nichts gespeichert und nichts übertragen. Über den Link „Datenschutz“ im Chat können Sie die Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen (der Verlauf auf Ihrem Gerät wird dabei gelöscht).
Zur Erzeugung der Antworten (einschließlich Übersetzungen) werden Ihre Nachricht und passende Auszüge aus den Informationen des Hotels an unseren KI-Dienstleister Mistral AI (Frankreich) übermittelt. Betrieb und Speicherung erfolgen bei IONOS in Frankfurt am Main. Eine Übermittlung in Länder außerhalb der EU findet dabei nicht statt.
Zum Schutz vor Missbrauch wird Ihre IP-Adresse kurzzeitig verarbeitet: als Zähler zur Begrenzung von Anfragen (nur als Kennung, ohne Klartext-Adresse) und im Sicherheitsprotokoll in gekürzter bzw. gehashter Form; Einträge des Sicherheits- und Aktionsprotokolls werden nach 180 Tagen gelöscht. Der Webserver protokolliert technisch bedingt Zugriffe.
Chat-Verläufe werden 90 Tage nach der letzten Aktivität zur Löschung vorgesehen. Die Löschung erfolgt in einem regelmäßigen Löschlauf, nachdem das Hotel vorab informiert wurde und die Verläufe exportieren konnte. Deshalb kann es bis zu etwa sieben Monate nach der letzten Aktivität dauern. Lokale Browser-Daten (Einwilligung, Chat-Verlauf) werden im LocalStorage Ihres Geräts gespeichert, nur nach Einwilligung, ohne Tracking-Cookies.
Es findet kein Verkauf von personenbezogenen Daten statt. Es werden keine Tracking-Cookies zu Werbezwecken eingesetzt.
Unsere Anwendung kann optional mit Google Calendar verbunden werden. Der Zugriff erfolgt ausschließlich nach ausdrücklicher Zustimmung.
Google-Daten werden nur zur Bereitstellung der Kalenderfunktion verwendet und nicht für Werbung genutzt, nicht verkauft und nicht an Dritte weitergegeben, außer soweit technisch notwendig (Google APIs).
Mitarbeitende eines Hotels können die Fragen der Gäste und die Antworten des Assistenten in der HoFaS-App ansehen.
Die App zeigt die Chat-Verläufe Ihres Hotels nur lesend an. Zugriff haben ausschließlich angemeldete Nutzer mit der Rolle Inhaber, Administrator oder Editor, und nur für die Hotels, die ihnen zugeordnet sind. Verlieren sie die Rolle oder wird der Zugang des Hotels gesperrt, endet der Zugriff der App sofort.
Ein Gerät wird einmalig über einen kurzlebigen Code (QR-Code, 5 Minuten gültig, einmal verwendbar) mit dem Konto gekoppelt. Dabei entsteht eine zufällige Gerätekennung, die auf unserem Server nur als Prüfsumme gespeichert wird. Wir speichern außerdem den vom Nutzer angegebenen Gerätenamen, den Zeitpunkt der Kopplung und der letzten Nutzung sowie eine gehashte Kennung der Internetadresse.
Zur Anzeige werden Fragen der Gäste und Antworten des Assistenten vom Server abgerufen. Sie können personenbezogene Daten enthalten und unterliegen den Aufbewahrungsfristen aus Abschnitt 2. Die Verantwortung für diese Inhalte liegt beim jeweiligen Hotel; die Nutzung der App ist ein Teil des Betriebs des Chats in dessen Auftrag.
Gekoppelte Geräte sind in der Verwaltung sichtbar und können dort jederzeit getrennt werden. Das Gerät verliert damit sofort den Zugriff und muss neu gekoppelt werden. Geht ein Telefon verloren, sollte es umgehend getrennt werden.
Wir setzen technische und organisatorische Maßnahmen ein, um Ihre Daten zu schützen.
Daten werden nur so lange gespeichert, wie dies zur Erfüllung der Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen (z. B. Rechnungen). Chat-Verläufe: siehe Abschnitt 2. Verschlüsselte Sicherungskopien werden täglich für 14 Tage und wöchentlich für 8 Wochen aufbewahrt und danach überschrieben. Wird ein Kundenkonto beendet, wird es gesperrt und nach 30 Tagen endgültig gelöscht; Nutzerkonten werden anonymisiert.
Eine Weitergabe erfolgt nur, wenn dies zur Bereitstellung der Funktion erforderlich ist (Mistral AI für die Antworten, IONOS als Hosting-Dienstleister, bei Nutzung des Kalenders Google APIs) oder eine gesetzliche Verpflichtung besteht.
Sie haben jederzeit Rechte nach DSGVO. Kontaktieren Sie uns bei Fragen oder Anträgen.
Sie können Auskunft über gespeicherte Daten verlangen sowie Berichtigung oder Löschung beantragen.
Sie können die Verarbeitung einschränken lassen oder die Übertragung Ihrer Daten verlangen, soweit dies anwendbar ist.
Einwilligungen (z. B. OAuth) können jederzeit widerrufen werden. Gegen Verarbeitungen auf Basis berechtigter Interessen kann Widerspruch eingelegt werden.